Privacyverklaring

Versie oktober 2026 · laatst gewijzigd op 9 oktober 2026

1. Wie zijn wij?

AbyCo Solutions, gevestigd op Coloradodreef 46, 3565 BV Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98272594, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. U bereikt ons via info@abyconorm.nl of 010-7788999. Voor vragen over privacy kunt u terecht bij A. Yavuz Sahin via privacy@abycosolutions.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Als u contact met ons opneemt

Via het contactformulier, per e-mail of telefonisch: uw naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer (als u dat opgeeft), het aantal medewerkers van uw organisatie, het onderwerp en de inhoud van uw bericht. Wij vragen u nadrukkelijk geen medische of andere cliëntgegevens mee te sturen. Het contactformulier wordt verwerkt op onze eigen website; er is geen externe formulierdienst. Uw aanvraag wordt opgeslagen in onze beveiligde beheeromgeving, die alleen toegankelijk is voor bevoegde medewerkers van AbyCo Solutions met tweestapsverificatie. U verstuurt het formulier pas nadat u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven; wij leggen vast wanneer u die toestemming gaf.

Als u klant bent

Contact- en factuurgegevens van uw contactpersonen, afspraken en correspondentie. Voor de uitvoering van onze diensten verwerken wij gegevens in uw ICT-omgeving als verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst. Die verwerkingen vallen onder die overeenkomst en niet onder deze verklaring.

Als u een online quickscan gebruikt

Bij de NEN 7510-quickscan en de Cyberbeveiligingswet-quickscan worden uw antwoorden alleen in uw eigen browser opgeslagen (lokale opslag). U kunt ze op elk moment wissen met de knop "Opnieuw beginnen" of via de instellingen van uw browser. Alleen als u zelf het formulier "Stuur mij het resultaat en neem contact op" invult en daarvoor toestemming geeft, ontvangen wij uw naam, organisatie, e-mailadres, (optioneel) telefoonnummer en soort zorg, samen met uw antwoorden, scores per thema en de voorgestelde acties. Wij gebruiken die gegevens alleen om contact met u op te nemen en de uitkomst met u te bespreken.

Als u de gratis Microsoft 365-scan gebruikt

Vraagt u via de pagina Microsoft 365-scan een scan aan, dan verwerken wij uw naam, de naam van uw organisatie, uw e-mailadres en (als u die invult) uw telefoonnummer en soort zorg. Wij gebruiken die gegevens om de scan uit te voeren, u de uitslag te mailen en contact met u op te nemen. Voor de scan geeft een beheerder van uw Microsoft 365-omgeving eenmalig leesrechten. Wij lezen alleen de beveiligingsinstellingen en de accountgegevens die daarvoor nodig zijn (zoals het gebruik van tweestapsverificatie, beheerdersrollen, apparaatbeheer en auditlogging); wij wijzigen niets in uw omgeving. De toelichting met namen van accounts en apparaten bewaren wij niet: die ziet u alleen tijdens uw bezoek, in de browser waarin u de scan startte, en vervalt na maximaal één uur. Wij bewaren per controle alleen de uitkomst. Na de scan kunt u de leesrechten weer intrekken; op de uitslagpagina staat hoe. Is de scan nog niet beschikbaar, dan kunt u zich aanmelden voor een bericht zodra hij opent; u bevestigt die aanmelding eerst via een link in een e-mail.

Als u online een afspraak maakt

Via de pagina Afspraak maken kiest u zelf een moment voor een gesprek. Wij verwerken dan: uw naam, organisatie, e-mailadres, (optioneel) telefoonnummer, bij een afspraak op locatie de plaats, uw eventuele toelichting, het gekozen tijdstip en het moment waarop u toestemming gaf. U ontvangt een bevestiging per e-mail met een persoonlijke link om de afspraak in uw agenda te zetten, te verzetten of te annuleren, en een dag van tevoren een herinnering. De afspraak wordt gekoppeld aan uw aanvraag in onze beveiligde beheeromgeving. In de agenda's van onze medewerkers staan alleen het soort afspraak en de naam van uw organisatie, geen contactgegevens. Er wordt geen externe agendadienst gebruikt.

Opvolgmails na de quickscan

Heeft u na de online quickscan uw resultaat naar ons verstuurd en toestemming gegeven om contact met u op te nemen? Dan sturen wij u in de drie weken daarna maximaal vijf korte, persoonlijke e-mails over uw uitslag en de mogelijke vervolgstappen. Wij stoppen daarmee zodra er een gesprek gepland is, zodra u reageert of zodra u zich afmeldt. Afmelden kan altijd met één klik via de link onder elke e-mail, of door te antwoorden met "afmelden". Na afmelding bewaren wij alleen een versleutelde code (hash) van uw e-mailadres, zodat wij u niet per ongeluk opnieuw mailen; uw toestemming voor contact wordt dan ingetrokken. Wij gebruiken geen open- of kliktracking.

Als u het klantportaal gebruikt

Voor medewerkers van onze klanten is er een beveiligd klantportaal (inloggen met wachtwoord en tweestapsverificatie). Daarin verwerken wij uw naam, e-mailadres, rol en de activiteiten die u in het portaal uitvoert (auditlog), en de gegevens die uw organisatie met ons deelt, zoals het overzicht van apparaten en licenties. Deze verwerking gebeurt voor de uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie. Voer in het portaal geen patiënt- of cliëntgegevens in.

Als u deelneemt aan de AbyCo Academy

Voor deelnemers aan onze e-learning (Academy) verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de training te volgen en een certificaat af te geven. Meer informatie staat in de privacyinformatie van de Academy.

Als u deze website bezoekt

Onze hostingpartij Abyco Hosting verwerkt technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen, zoals uw IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina (serverlogs). Deze worden 30 dagen bewaard. De lettertypen staan op onze eigen server; voor het tonen van deze website wordt geen verbinding gemaakt met andere partijen.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

Doel	Grondslag (AVG)
Beantwoorden van uw vraag, bespreken van uw quickscan-resultaat en plannen van een kennismaking	Uw toestemming (die u altijd kunt intrekken)
Online afspraken: bevestiging, herinnering, verzetten en annuleren	Uw toestemming (die u altijd kunt intrekken)
Gratis Microsoft 365-scan: uitvoeren, uitslag mailen en contact opnemen	Uw toestemming (die u altijd kunt intrekken)
Opvolgmails na de quickscan (maximaal vijf, afmelden altijd mogelijk)	Uw toestemming (die u altijd kunt intrekken)
Bijhouden van afmeldingen, zodat wij u niet opnieuw mailen	Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang
Klantportaal en overzicht van apparaten en licenties	Uitvoering van een overeenkomst
Opstellen van een offerte en uitvoeren van een overeenkomst	Uitvoering van een overeenkomst
Facturatie en administratie	Wettelijke verplichting
Beveiligen en goed laten werken van de website en de beheeromgeving (o.a. misbruikpreventie en een auditlog)	Gerechtvaardigd belang

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Contactverzoeken en verstuurde quickscan-resultaten zonder vervolg: 12 maanden na het laatste contact. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Online afspraken: 12 maanden na de datum van de afspraak. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Microsoft 365-scan: uw aanvraag 12 maanden na het laatste contact en de uitkomst per controle 12 maanden na de scan, tenzij u klant wordt. Daarna worden ze automatisch verwijderd. De toelichting met namen van accounts en apparaten bewaren wij niet (maximaal één uur, alleen in uw browsersessie).
• Verzendlog van opvolgmails (welke mail wanneer is verstuurd, zonder de inhoud): 12 maanden.
• Afmeldingen voor e-mail: alleen een versleutelde code (hash) van het e-mailadres, zolang nodig om u niet opnieuw te mailen.
• Auditlog van de beheeromgeving (wie wat wanneer heeft gewijzigd, met een ingekort IP-adres): 24 maanden.
• Tellers tegen misbruik van formulieren (versleutelde sleutel, geen leesbaar IP-adres): maximaal 7 dagen.
• Resultaten van de Academy: 36 maanden, zodat u een certificaat kunt laten controleren.
• Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt en daarna 7 jaar, vanwege de wettelijke (fiscale) bewaarplicht voor de administratie.
• Financiële administratie: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Geaccepteerde offertes: 7 jaar (onderdeel van de administratie). Afgewezen of verlopen offertes: 2 jaar.
• Serverlogs: 30 dagen.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven, met:

• onze hostingpartij: Abyco Hosting;
• onze e-mailprovider: mijn.host (Nederland);
• Anthropic, alleen voor de AI-assistent in het klantportaal en alleen als uw organisatie die zelf aanzet; namen en andere herleidbare gegevens worden er vooraf uitgefilterd;
• onze adviespartner Ritzky Organisatieadvies, als dat nodig is voor uw traject en alleen met uw medeweten;
• overheidsinstanties, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Hosting en e-mail vinden plaats in Nederland. Alleen de AI-assistent in het klantportaal, die een klantorganisatie zelf moet aanzetten, maakt gebruik van een dienstverlener buiten de EU/EER (Anthropic, Verenigde Staten); daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg.

6. Cookies en analytics

Deze website plaatst geen tracking- of analysecookies en gebruikt geen analyse- of trackingdiensten. Alleen de beveiligde beheeromgeving (voor medewerkers), het klantportaal, de Academy, de afspraakpagina, de Microsoft 365-scan en de afmeldpagina gebruiken een strikt noodzakelijk sessiecookie om u ingelogd te houden of (op de afspraakpagina, de Microsoft 365-scan en de afmeldpagina) het formulier en de scan te beveiligen; dat cookie verdwijnt als u de browser sluit of na een periode van inactiviteit. Hiervoor is geen toestemming nodig. Er worden geen ingesloten diensten van andere partijen geladen (zoals video's, kaarten of lettertypen).

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. De website wordt uitsluitend via een beveiligde verbinding (HTTPS) aangeboden. Formulieren zijn beschermd tegen misbruik, de beheeromgeving is alleen toegankelijk met een persoonlijk account en tweestapsverificatie, en elke wijziging wordt vastgelegd. Meldingen die wij intern per e-mail ontvangen over nieuwe aanvragen bevatten geen persoonsgegevens.

8. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en uw gegevens over te laten dragen. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die altijd intrekken. Stuur uw verzoek naar privacy@abycosolutions.nl. Wij reageren binnen een maand.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.